広報業務の委託形態とは、企業が外部の広報専門会社やフリーランスに広報活動を任せる際に、どのような形で契約を行い、どのような範囲で業務を依頼するかを指します。

広報業務を委託することで、自社で広報部門を設ける必要がなくなり、専門知識を持つプロフェッショナルのサポートを受けることができます。

委託形態にはいくつかのパターンがあり、企業の規模やニーズに応じて選択することが可能です。
以下に、広報業務の委託形態について詳しく説明します。

1.プロジェクトベースの委託

a) 特徴

プロジェクトベースの委託は、特定のキャンペーンやイベントの広報を外部に依頼する形態です。

たとえば、新製品の発売時や周年記念など、限られた期間で広報活動が必要な場合に適しています。短期的な目標に対して広報活動を行うため、契約期間も比較的短く、費用も一時的なものに抑えられるのが特徴です。

b) メリット

• 費用対効果が高い：特定のプロジェクトに限定されているため、コストを抑えつつ、集中して広報活動を展開できます。
• 柔軟な対応：必要なタイミングでだけ外部の専門家を活用できるため、無駄なコストがかかりません。
• 迅速な結果：短期集中型のため、迅速に結果を出すことが期待されます。

c) デメリット

• 長期的なサポートが難しい：プロジェクト終了後のサポートは通常含まれないため、広報活動の継続性が確保できない場合があります。
• 深い関係の構築が難しい：外部の広報会社との関係が短期的なものにとどまるため、企業文化やビジョンを十分に理解してもらう前にプロジェクトが終了してしまう可能性があります。

d) 適している企業

プロジェクトベースの委託は、特定のキャンペーンを成功させたいと考えている企業や、スポット的に広報活動を必要としている企業に適しています。

新商品やサービスのローンチ時期、業績発表、周年イベントなど、明確な広報活動が必要な場合に最適です。

2.月次契約型の委託

a) 特徴

月次契約型は、広報業務を継続的に外部に委託する形態です。

この形態では、企業の広報活動を定期的にサポートすることを前提に、月次での契約を結びます。広報会社は、日々の広報業務（プレスリリースの作成、メディアリレーションの維持、SNSの運用など）を一貫して担当し、企業のブランド力向上に貢献します。

b) メリット

• 長期的な広報戦略の実行が可能：広報活動は長期的な視点で行うことが重要です。月次契約により、広報会社は企業の成長を見据えた継続的なサポートを提供できます。
• ブランド構築に有利：時間をかけてメディアや顧客との関係を築くことができ、ブランドの認知度や信頼性を着実に向上させることができます。
• 柔軟な対応：毎月の契約更新時に、必要に応じて広報活動の内容を変更したり、追加サービスを依頼することができるため、柔軟な対応が可能です。

c) デメリット

• コストが高くなる可能性がある：月次契約の場合、継続的に費用が発生するため、短期的なプロジェクトと比較してコストが高くなる傾向があります。
• 依存度が高まるリスク：長期的な契約では、外部の広報会社に過度に依存するリスクがあります。自社の広報担当者が育たない場合、広報戦略が外部に完全に依存することになる可能性があります。

d) 適している企業

月次契約型の委託は、広報活動を常に継続して行いたい中堅企業や、ブランド力を長期的に向上させたい企業に適しています。例えば、定期的な製品発表やサービス更新がある企業、あるいはSNSを常に運用して顧客との接触を維持したい企業にとって最適です。

3.アドホック契約（スポット型）の委託

a) 特徴

アドホック契約とは、必要なときに広報業務をスポット的に依頼する形態です。

特定の広報業務が発生した際に、その都度契約を結び、広報活動を依頼します。この形態では、企業は必要なときだけ外部の広報専門家に依頼できるため、無駄なコストをかけることなく広報活動を行うことができます。

b) メリット

• コストの最適化：必要な時だけ広報活動を委託するため、費用を最小限に抑えることができます。特に、日常的に広報活動が必要ない企業にとっては、非常にコスト効率が良い方法です。
• 専門的なサポートをタイムリーに受けられる：緊急時や特定のイベントにおいて、迅速かつ専門的なサポートを受けることが可能です。

c) デメリット

• 長期的な戦略の欠如：広報活動をスポット的に依頼するため、長期的なブランド構築や一貫した広報戦略が欠ける可能性があります。
• 関係構築に時間がかかる：毎回異なる広報会社やフリーランスに依頼する場合、広報会社が企業のブランドやメッセージを理解するのに時間がかかることがあります。

d) 適している企業

アドホック契約は、日常的な広報活動を必要としない企業や、短期間でのサポートが必要な企業に向いています。特に、広報活動が不定期で行われる場合や、予算に制約がある企業にとっては有効です。

4.インハウス型広報との併用

企業内に広報部門を持ちながら、外部の広報専門会社をサポートとして活用する「インハウス型」との併用は、企業が自社の広報担当者を維持しつつ、専門的なサポートを外部に依頼する形態です。

a) 特徴

この形態では、企業内の広報担当者が基本的な広報業務を行いながら、外部の広報会社が必要に応じてサポートを提供します。

これにより、企業のリソースを最大限に活用しつつ、専門的な知識やスキルを補完することができます。

b) メリット

• 内部と外部のリソースを効果的に活用：企業内での広報担当者がブランドや製品に関する知識を持っている一方で、外部の広報専門家が最新の広報技術やトレンドを提供することで、効果的な広報活動が可能です。
• コストの削減：すべての広報業務を外部に委託するよりも、インハウスのリソースを活用することでコストを抑えつつ、必要な部分だけ外部の力を借りることができます。

c) デメリット

• 広報担当者の負担が大きい：企業内の広報担当者にある程度の負担がかかるため、広報に関するスキルや知識が不足している場合は、そのギャップを埋めるための教育やサポートが必要です。

d) 適している企業

広報の基本的な活動を自社内で行いながら、特定の分野やプロジェクトにおいて外部の専門家を活用したい企業に適しています。中規模以上の企業や、既に広報部門を持っているが、さらに広報活動を強化したい企業に向いています。

最後に…

広報業務を委託する場合には、自社の課題や目的に合った委託形態を選ぶことがとても重要です。

広報業務の委託を考えていらっしゃる場合は、まず「なぜ広報を委託したいのか」「達成したい目標は何か」を明確にしてみると、向いている委託形態が見えてくるでしょう。